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In questo articolo si parla di Microsoft Teams, prodotto appartenente alla suite Office 365, che si colloca di diritto fra gli strumenti in grado di cambiare radicalmente il nostro modo di collaborare a livello aziendale.

Teams, chi è costui?

Affrontiamo subito il “posizionamento” di Teams senza entrare troppo nel merito tecnologico che lo abilita poiché questo passa rigorosamente in secondo piano, scavalcato dall’importanza dello scenario in cui il prodotto si colloca e del significato che assume nel contesto delle strategie Microsoft, soprattutto alla luce del recente riassetto organizzativo legato ai nuovi obiettivi dell’azienda: guidare il mercato nel percorso verso la digital transformation.

Uno dei messaggi più importanti, e forse parzialmente inattesi, che Microsoft ha trasmesso durante la conferenza Ignite tenutasi dal 25 al 29 settembre 2017 a Orlando, è che Teams, prodotto della famiglia Office 365, è destinato a diventare un vero e proprio “hub” intorno al quale hanno già iniziato a gravitare gli strumenti collaborativi Microsoft più importanti e utilizzati.

Oltre 70 sessioni tenute dagli speaker ospitati da Microsoft hanno avuto come protagonista Teams e le sue modalità di adozione a livello aziendale. Più di quante ne siano state dedicate a SQL Server o ad Exchange o a Skype for Business.

La definizione più calzante per definire Teams, utilizzata sia al momento del lancio del prodotto che ribadita più volte durante la conferenza, è quella di chat-based workspace, definizione che in tre parole riesce a sintetizzare l’obiettivo primario di Teams: abilitare la collaborazione e l’interazione in tempo reale fra più interlocutori in uno spazio condiviso, fruibile facilmente.

Figura 1 – L’interfaccia di Teams

Niente di nuovo?

Tutto di nuovo, invece, perché prima di Teams avevamo più strumenti distinti, fra cui SharePoint e Skype for Business, che ci permettevano di “collaborare” in uno “spazio condiviso” e di farlo “in tempo reale”. Ma proprio il fatto di essere strumenti separati apportava un certo livello di disagio quando si passava dal lavoro più mani su un file Excel o su una presentazione PowerPoint al perseguire un obiettivo comune che richiedeva una forte spinta collaborativa.

Le limitazioni tecnologiche che ci obbligavano allo switch da un programma all’altro finivano per distrarci dal flusso di scambio informativo con i nostri colleghi, clienti, partner, rallentandolo o addirittura inibendolo.

Oggi è sufficiente accedere a Teams per trovarsi in un ambiente integrato in cui chat, conferenze audio/video, condivisione di file, agende, task, piani di lavoro, aree SharePoint sono disponibili in una dashboard che potrebbe presto diventare l’unico software che andremo ad avviare all’accensione del computer.

Figura 2 – Teams, la mia nuova agenda?

Se poi si aggiunge che Teams è accessibile sia via browser che attraverso app disponibili per Windows 7 e versioni successive, OSX, iOS, Android e Windows Phone, il quadro relativo al potenziale in termini di fruibilità si arricchisce in modo evidente.

Figura 3 – https://teams.microsoft.com/downloads

Come funziona, in breve?

Teams permette di creare in modo semplice ed intuitivo un “team“, ovvero un’area dedicata ad un gruppo di persone, con chat e discussioni, file e strumenti di lavoro, accessibili da un’unica posizione.

Ogni “team” è suddivisibile in “canali“, ovvero in vari argomenti di discussione, ognuno dei quali è a sua volta strutturabile con strumenti specifici per quel canale.

Ad esempio, potrei creare un team dedicato ai corsi di lingue aziendali e all’interno di esso creare vari canali, uno per ogni lingua.

Figura 4 – Il nostro primo team!

Nel canale “English”, poi, mi sarà comodo utilizzare la “schedaFile per condividere il materiale didattico con i partecipanti al corso.

Figura 5 – La scheda File

Potrei anche creare una scheda ad-hoc per velocizzare l’accesso alle presentazioni PowerPoint relative al corso, o ad un canale YouTube con del materiale video di pubblico dominio…

Figura 6 – Aggiunta di una scheda

Infine, una volta predisposto lo spazio di lavoro, non mi resterà che invitare qualcuno ad accedere al team.

Figura 7 – Aggiunta di membri al team

I membri possono appartenere all’organizzazione che ha acquistato Office 365 o essere “guest” esterni con privilegi limitati ma complete funzionalità collaborative.

Figura 8 – Invito di un “guest” esterno

Una storia davanti a sé

Che Teams sia destinato al successo non è un’impressione dettata dall’entusiasmo della novità (Teams è stato rilasciato in anteprima nel “lontano” novembre 2016); la convergenza dei segnali che Microsoft ha iniziato a lanciare da qualche mese lascia ben poco spazio alle speculazioni fantasiose: Teams rappresenta una (la) rivoluzione destinata a cambiare le abitudini dei lavoratori aziendali con un impatto sicuramente positivo in termini di efficientamento dei processi produttivi e decisionali, agendo come fluidificatore del teamworking.

Figura 9 – Una delle slide presentate durante Ignite 2017

La recente rivoluzione delle strategie e degli obiettivi di Microsoft, annunciata formalmente il 10 luglio 2017 dal CEO Satya Nadella nella keynote dell’annuale conferenza dedicata ai partner (https://news.microsoft.com/features/nadella-to-partners-we-have-an-unprecedented-opportunity/), ha fra i temi più importanti quello della digital transformation, ovvero il ripensamento dei processi aziendali in un’ottica di dematerializzazione e – nel contempo – di semplificazione, che tragga il massimo beneficio dalle moderne tecnologie, prime fra tutte quelle legate ai servizi in cloud.

Secondo Microsoft il circolo virtuoso in grado di aiutare un’azienda in questa transizione ruota intorno all’abilitazione dei suoi attori principali, i dipendenti e i clienti, grazie ad una tecnologia che deve essere strumento e non vincolo. Le dinamiche finalizzate alla realizzazione di prodotti e servizi devono essere ripensate a tal fine, in modo che il flusso informativo/collaborativo (ovvero, l’acquisizione, l’elaborazione e l’utilizzo dei dati da parte di tutti) sia reso quanto più possibile fluido e di ampia portata.

Figura 10 – La visione Microsoft del viaggio verso la digital transformation

In quest’ottica, Teams si rivela come uno strumento di importanza primaria ai fini dell’execution della suddetta strategia, consentendo di raggiungere tre obiettivi fondamentali:

  1. Aiutare gli attori aziendali ad essere più rapidi nel prendere decisioni;
  2. Ridurre il “context switching” causato dal continuo passaggio fra programmi e tool differenti;
  3. Creare nuove opportunità collaborative potendo garantire la gestione anche di contenuti “esterni”.

Teams come “piattaforma” abilitante

Teams si colloca come pivot dell’offerta Office 365, accentrando features collaborative di uso quotidiano in un solo strumento (task, agenda, meeting, chat) e offrendo la possibilità di utilizzare sia le funzionalità di ulteriori applicazioni che fanno parte di Office 365 (SharePoint, OneNote, Excel, Word, Streams, Planner, OneDrive,…) che quelle di un rilevante numero di app fornite da terze parti.

Figura 11 – Teams e OneNote

Figura 12 – Embedding di SurveyMonkey in Teams

Oltre all’embedding diretto di applicazioni, un ulteriore esempio di questa apertura è dato dalla disponibilità di connettori, meccanismi integrati con cui possiamo mettere in collegamento un’area di lavoro di Teams con un servizio esterno come Twitter, Facebook, Trello, ricevere avvisi ogni volta che viene pubblicato qualcosa di nuovo in un feed RSS o su GitHub, ricevere riepiloghi di Google Analytics, alert di JIRA…

Figura 13 – Tweet a domicilio in Teams

Se poi abbiamo bisogno di migliorare il livello di automazione di una certa possiamo integrare nel nostro canale Teams uno o più bot in grado di rispondere a domande e fornire in modo interattivo informazioni e aggiornamenti su tematiche di interesse, sia in modalità uno-a-uno che in broadcast al canale per tenere al corrente l’intero gruppo di lavoro.

È già possibile creare bot personalizzati (https://msdn.microsoft.com/en-us/microsoft-teams/botscreate) così come sviluppare app integrabili in Teams (https://msdn.microsoft.com/en-us/Microsoft-teams/index).

Figura 14 – Teams può interagire con oltre 150 app!

Teams Meeting vs Skype for Business

All’interno di Teams è disponibile anche un client in tutto e per tutto simile a Skype for Business, del quale eredita tutte le funzionalità di interazione realtime.

Sebbene sia già possibile programmare Teams Meeting direttamente da Outlook, ad oggi, i client Skype for Business non possono essere utilizzati per entrare in un meeting creato con Teams e viceversa.

Figura 15 – Creazione di un Teams Meeting da Outlook

Qualche annuncio fatto durante Ignite 2017:

  • Le “intelligent communications” sono più efficaci delle “unified communications”;
  • Il client Teams sostituirà il client Skype for Business client;
  • Il client Teams sarà dotato a breve di nuove funzionalità quali le chiamate PSTN, la messa in attesa, il trasferimento di chiamata e la casella vocale;
  • Skype for Business Online e Skype for Business Server continueranno ad essere supportati da Microsoft;
  • Una nuova versione di Skype for Business Server arriverà nella seconda metà del 2018.

Conclusioni

Teams rappresenta la chiave di volta della transizione verso la “collaborative intelligence“, in cui sempre più centrale è l’utente, che non deve essere ostacolato dall’evoluzione tecnologica ma, anzi, deve essere stimolato dalla sempre più percepibile assenza di ostacoli.